Facturación

Características Principales del Módulo de Control de Facturación.

El módulo de facturación de Speed/400 está diseñado para proporcionar a la empresa usuaria, una automatización eficiente del manejo de sus documentos comerciales. Este módulo puede realizar operaciones que ayudan a satisfacer rápidamente las necesidades de los clientes.


a. Flexibilidad del sistema

El sistema cuenta con operaciones que se ajustan a la facturación de diversos tipos de empresas mediante la implementación de múltiples operaciones de registro de documentos. Ofrece también, módulos especializados de facturación en los siguientes rubros: facturación en los distintos puntos de venta, facturación por toma de pedido y cargo a cuenta corriente y facturación por conceptos, además de una operación denominada "Facturación Varias", mediante la cual se puede facturar cualquier rubro de parámetros no establecidos.


b. Manejo de múltiples listas de precios.
El sistema permite configurar hasta 99 listas de precios diferentes y asignarlas a cada punto de venta, o específicamente, a algún cliente o agrupación de clientes. Estas listas de precios indican la moneda por omisión en la que se elaborarán las facturas, dejando abierta la posibilidad de elegir la moneda de facturación al momento de emitir el documento. Además, se puede definir la moneda del precio de cada artículo y los porcentajes de descuentos e impuestos correspondientes.


c. Manejo de políticas de descuentos.
El sistema cuenta con operaciones que permiten definir los porcentajes de descuento que se asignará a cada agrupación de clientes, según la condición de pago que figure en el documento. Así, un cliente que pertenezca a la agrupación "Mayoristas" tendrá un porcentaje de descuento especial, siempre y cuando la forma de pago sea "Al contado". Del mismo modo, podrá definir descuentos que afecten únicamente a algunos productos o agrupaciones de productos, dependiendo del tipo de cliente al que se realiza la venta. De está manera, el usuario del sistema podrá establecer parámetros para las agrupaciones de clientes, las agrupaciones de productos y las formas de pago.


d. Evaluación de límites de crédito y autorización de pedidos.
Al activar la operación "Facturación por Toma de Pedido", el sistema evaluará la situación crediticia del cliente, y en caso de encontrar alguna situación restrictiva (límite de crédito excedido o presencia en su cuenta corriente de documentos vencidos), no permitirá que dicho pedido sea facturado sin previa autorización del responsable del área. A través de la operación "Autorización de Pedidos", el usuario tiene acceso a la cuenta corriente del cliente y sus montos excedidos en crédito, para -de acuerdo con ello- decidir si el pedido procede o no.



e. Administración de mercadería comprometida.
El sistema facilita al usuario, un control de las existencias, de manera que si algún producto determinado ya fue solicitado por un cliente, éste lo considera "Comprometido" y no permite que se asigne a otro cliente. La mercadería estará comprometida mientras el pedido que generó el compromiso esté activo. Si este pedido es anulado, la mercadería recupera automáticamente su disponibilidad.

f. Control automático de devoluciones.

La operación que emite los documentos de devolución de mercadería tiene un vínculo con la relación de facturas que anula la posibilidad de que el cliente devuelva algo que no compró. También permite llevar un control de la cantidad de artículos devueltos por cada factura.


g. Manejo de cotizaciones.
El sistema cuenta con una serie de operaciones que permiten registrar cotizaciones hechas a clientes. Posteriormente, estas cotizaciones pueden convertirse en pedidos, sin necesidad de volver a digitar los productos. Desde cada cotización vigente, el usuario puede generar los pedidos que se requieran y en el momento en que el cliente lo solicite. Asimismo, para poder evaluar la "Venta Perdida", el módulo de facturación guarda un control de lo cotizado, y sin embargo, no despachado al cliente.


h. Integración total al resto de módulos de Speed/400.
La facturación de Speed/400 se encuentra completamente integrada al flujo de datos del sistema, y al poder extraer los mismos, alimenta con ellos a los módulos de inventarios, las cuentas por cobrar y la contabilidad. Mediante sencillas operaciones para establecer parámetros, el sistema puede generar los asientos de la totalidad de los documentos que emite, evitando de esta manera, la posterior codificación en contabilidad, lo mismo que implicaría una drástica reducción en la digitación de asientos.


i. Generación de múltiples estadísticas de ventas.
Al cerrar la facturación del día, el sistema genera acumulados estadísticos que permiten emitir o consultar estadísticas de ventas por productos, vendedores, zonas o clientes, e incluso combinar entre sí, cualquiera de los rubros antes mencionados. Estas estadísticas ofrecen la posibilidad de ser ordenadas por total de ventas, márgenes o costos, según elija el usuario. Las estadísticas de ventas pueden ser consultadas por pantalla, impresas en un informe o enviadas a hojas de cálculo.

j. Transferencia de consultas a Excel.
El sistema permite exportar a Excel las principales consultas del sistema. Para ello, se utiliza paneles con múltiples criterios de selección de datos, en los cuales el usuario filtrará la información que desee transferir a la hoja de cálculo.


k. Principales reportes que arroja el sistema:

  • Ranking anual de ventas por producto, vendedor o zona.
  • Estadísticas de ventas realizadas en cada período por producto, vendedor o zona.
  • Reporte de despacho.
  • Reporte de listas de precios.
  • Reporte de saldos de Inventario en Línea.
  • Reporte del catálogo de artículos.
  • Reporte del catálogo de clientes.

 

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